Documents Word et PDF accessibles : les bonnes pratiques

Les documents Word et PDF sont très utilisés et constituent un moyen important de publier des informations. Il est essentiel que tout le monde puisse les lire : les bonnes pratiques et les obligations légales veulent qu’une seule version d’un document existe et soit accessible à toutes et tous, plutôt que de créer une version séparée pour les personnes en situation de handicap. L’accessibilité d’un document dépend à la fois de sa structure technique et de la clarté de son contenu. Cet article explique quel référentiel suivre au Luxembourg et comment rendre un document accessible, sur la forme comme sur le fond.

Au-delà de la technique : un contenu compréhensible

L’accessibilité technique ne suffit pas : le contenu doit lui aussi être compréhensible. Pour les publics ayant des besoins de lecture particuliers, il est utile de proposer une version du document rédigée en langage facile à lire et à comprendre (FALC) ou en langage clair et simple.

À qui s’adresse un document accessible ?

À tous. Voici quelques exemples de personnes pour qui l’accessibilité d’un document est indispensable :

• une personne malvoyante ou aveugle ;
• une personne qui utilise d’autres accessoires qu’un clavier et une souris pour se servir d’un ordinateur ;
• une personne qui a besoin d’un outil de traduction automatique pour lire des documents.

Trois leviers techniques

Description des éléments non textuels

Pour tous les éléments du document qui ne sont pas du texte et qui contiennent des informations, il faut s’assurer que ces informations soient également présentes sous forme de texte. Par exemple : ajouter un texte alternatif sur une image, ou décrire les données d’un graphique dans le texte du document.

Lisibilité du texte

Le texte doit être assez grand et le contraste des couleurs suffisant. Des normes précises définissent les valeurs minimales à respecter.

Structure avec des styles

Le document doit être structuré à l’aide de styles (titres, sous-titres, paragraphes) plutôt qu’en changeant simplement l’apparence visuelle du texte. Cette structure permet aux lecteurs d’écran de naviguer dans le document et d’en comprendre la hiérarchie.

Le RAPDF, référentiel luxembourgeois pour les PDF

Pour les documents au format PDF, le Luxembourg a développé un référentiel dédié, le RAPDF. Il comporte 46 critères de contrôle et permet de vérifier qu’un document PDF respecte la Section 10 (documents non-web) de la norme européenne EN 301 549. Il existe également des tutoriels vidéo expliquant comment créer des documents Word et PDF accessibles étape par étape.

Au niveau international, la norme ISO PDF/UA (ISO 14289-1) s’appuie sur le Matterhorn Protocol, publié par la PDF Association, qui détaille 136 conditions de non-conformité regroupées en 31 points de contrôle. Cette méthodologie est notamment mise en œuvre par l’outil gratuit PAC (PDF Accessibility Checker).