Barrierefreie Word- und PDF-Dokumente: Die wichtigsten Regeln

Dokumente wie Word und PDF sind allgegenwärtig und ein wichtiges Mittel, um Informationen zu veröffentlichen. Es ist wichtig, dass alle Menschen sie lesen können: Bewährte Praktiken und rechtliche Verpflichtungen verlangen, dass nur eine einzige Version eines Dokuments existiert und für alle zugänglich ist, statt einer separaten Version für Menschen mit Behinderungen. Die Barrierefreiheit eines Dokuments hängt sowohl von seiner technischen Struktur als auch von der Klarheit seines Inhalts ab. Dieser Artikel erklärt, welches Referenzdokument in Luxemburg gilt und wie man ein Dokument barrierefrei gestaltet, inhaltlich wie technisch.

Mehr als Technik: ein verständlicher Inhalt

Technische Barrierefreiheit allein reicht nicht aus: Auch der Inhalt muss verständlich sein. Für Zielgruppen mit besonderen Lesebedürfnissen lohnt es sich, eine Fassung des Dokuments in Leichter Sprache oder in Einfacher Sprache anzubieten.

Für wen ist ein barrierefreies Dokument wichtig?

Für alle. Hier einige Beispiele von Personen, für die die Barrierefreiheit eines Dokuments unerlässlich ist:

• eine sehbehinderte oder blinde Person;
• eine Person, die ein anderes Gerät als eine Tastatur und Maus benutzt, um einen Computer zu bedienen;
• eine Person, die ein automatisches Übersetzungstool braucht, um Dokumente zu lesen.

Drei technische Hebel

Beschreibung nicht-textlicher Elemente

Für alle Elemente im Dokument, die kein Text sind und Informationen enthalten, muss sichergestellt werden, dass diese Informationen auch als Text vorhanden sind. Zum Beispiel: einen Alternativtext zu einem Bild hinzufügen oder die Informationen einer Grafik im Text beschreiben.

Lesbarkeit des Textes

Die Schrift muss groß genug sein und die Farben ausreichenden Kontrast haben. Genaue Normen legen die Mindestwerte fest.

Struktur mit Formatvorlagen

Das Dokument muss mit Formatvorlagen (Überschriften, Absatzformaten) strukturiert werden, statt das Aussehen des Textes nur optisch zu ändern. Diese Struktur ermöglicht es Screenreadern, durch das Dokument zu navigieren und seine Gliederung zu verstehen.

Das RAPDF, luxemburgisches Referenzdokument für PDF

Für PDF-Dokumente hat Luxemburg ein eigenes Referenzdokument entwickelt, das RAPDF. Es umfasst 46 Prüfkriterien und ermöglicht die Überprüfung, ob ein PDF-Dokument der Sektion 10 (Non-Web-Dokumente) der europäischen Norm EN 301 549 entspricht. Es gibt zudem Video-Tutorials, die Schritt für Schritt zeigen, wie man barrierefreie Word- und PDF-Dokumente erstellt.

International stützt sich die ISO-Norm PDF/UA (ISO 14289-1) auf das Matterhorn Protocol der PDF Association, das 136 Nichtkonformitätsbedingungen in 31 Prüfpunkten zusammenfasst. Diese Methodik wird unter anderem vom kostenlosen Werkzeug PAC (PDF Accessibility Checker) umgesetzt.